Căn cứ Bộ luật Tố tụng dân sự 2015, đương sự sẽ có quyền yêu cầu để Tòa án giải quyết các việc dân sự (Dấu hiệu pháp lý cơ bản nhất để phân biệt vụ án dân sự và việc dân sự là yếu tố có tranh chấp hay không). Việc dân sự là việc cá nhân, cơ quan, tổ chức tuy không có tranh chấp, nhưng có yêu cầu Tòa án công nhận hoặc không công nhận một sự kiện pháp lý là căn cứ làm phát sinh quyền, nghĩa vụ dân sự, hôn nhân và gia đình, kinh doanh, thương mại, lao động của mình hoặc của cá nhân, cơ quan, tổ chức khác; yêu cầu Tòa án công nhận cho mình quyền về dân sự, hôn nhân và gia đình, kinh doanh, thương mại, lao động.

Thư ký phải cập nhật, phân loại, sắp xếp các tài liệu, chứng cứ Tòa án thu thập được và các văn bản tố tụng liên quan đến việc dân sự đang giải quyết, đánh dấu và ghi số bút lục từng tài liệu; đồng thời phải lập bảng kê bút lục và mỗi lần cập nhật tài liệu thì phải ghi ngay vào bảng kê bút lục, tuyệt đối không được để đến khi hồ sơ hoàn thiện xong mới lập bảng kê. Bảng kê bút lục thông thường được bố trí làm 5 cột, theo thứ tự từ trái sang phải, gồm:

• Cột thứ tự (ghi số thứ tự tài liệu);
• Cột tên tài liệu (ghi đầy đủ, cụ thể tên tài liệu và nguồn tài liệu, ví dụ: Biên bản xác minh tại UBND xã A);
• Cột thời gian (ghi ngày, tháng, năm ban hành hoặc thu thập tài liệu);
• Cột số bút lục (ghi số bút lục của tài liệu);
• Cột ghi chú (ghi hình thức của tài liệu là bản gốc, bản chính hay bản phô tô… và ghi các ghi chú cần thiết khác).

Theo thông lệ xây dựng hồ sơ và sắp xếp tài liệu, chứng cứ hồ sơ vụ việc dân sự từ trước đến nay thì hồ sơ thường được sắp xếp thành 4 tập. Vì vậy, hồ sơ việc dân sự cũng có thể được sắp xếp như hồ sơ vụ án dân sự, tức bao gồm các tập sau:

• Tập hình thức: Gồm các văn bản về thủ tục tố tụng như giấy báo, giấy triệu tập, biên bản tống đạt, biên bản niêm yết, biên bản giao nhận tài liệu, chứng cứ, biên bản giao nhận hồ sơ, giấy ủy quyền, thủ tục về người bảo vệ quyền lợi hợp pháp cho đương sự, quyết định mở phiên họp giải quyết việc dân sự…
• Tập chứng cứ: Gồm các tài liệu là nguồn chứng cứ có ý nghĩa quyết định đến việc giải quyết đúng đắn của việc dân sự. Theo đó, tài liệu, chứng cứ do đương sự xuất trình) và tài liệu, chứng cứ do Tòa án thu thập (bao gồm bản tự khai của đương sự, biên bản ghi lời khai, biên bản hòa giải, biên bản xác minh, kết luận giám định, văn bản trả lời của cơ quan chức năng…) được sắp xếp vào tập này.
• Tập tài liệu tham khảo: Gồm các tài liệu có giá trị tham khảo trong quá trình Tòa án giải quyết việc dân sự, như luận cứ của người bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp cho đương sự, các giấy từ liên quan đến nhân thân của đương sự (bản sao hộ khẩu, giấy chứng minh nhân dân, giấy đăng ký kết hôn, giấy khai sinh, giấy khai tử…)
• Tập quyết định: Gồm Biên bản phiên họp giải quyết việc dân sự, Quyết định giải quyết việc dân sự hoặc Quyết định đình chỉ việc giải quyết việc dân sự, Quyết định hoãn phiên họp giải quyết việc dân sự (nếu có).

Nguồn: Sổ tay thư ký tòa án