Kỹ năng viết email chuyên nghiệp

1. Đặt tên email chuyên nghiệp

Nếu có nhu cầu sử dụng email cá nhân, chúng ta lưu ý tên email sẽ thể hiện tính chuyên nghiệp của mọi người. Đừng bao giờ đặt những email như: cobemuadong2010@... hay canhbuomphieudu@... Hãy chọn cho mình một địa chỉ email nghiêm túc, lịch sự. Ví dụ, có thể đặt tên email với cấu trúc là: Ten.hotendem@ Ví dụ: minh.nguyen@ gmail.com

2. Suy nghĩ kỹ vấn đề trước khi viết

Không phải tất cả các vấn đề đều có thể được giải quyết bằng email. Chúng ta  hãy suy nghĩ thật kỹ hiệu quả của email mình sẽ gửi. Có những vấn đề cần trao đổi trực tiếp và cụ thể với đồng nghiệp hoặc Sếp. Đừng dùng email để giải quyết những vấn đề thực sự cấp bách.

Bên cạnh đó, hãy suy nghĩ đến mức độ cần thiết khi cc, bcc và reply all. Hãy chọn thật đúng đối tượng để gửi email nếu chúng ta  không muốn nhận sự khó chịu từ những người không liên quan.

3. Dòng tiêu đề rõ ràng, ngắn gọn

Tùy nội dung email là tiếng Việt hay tiếng Anh nhưng chúng ta  lưu ý khi viết tiêu đề cũng như nội dung email cần viết chữ tiếng Việt có dấu, viết hoa/ thường đúng chỗ. Kiểm tra lỗi chính tả tiêu đề và cả nội dung email là điều cần thiết trước khi gửi.  

Bên cạnh đó tiêu đề phải đúng chủ đề và để cho người đọc biết rõ vấn đề chính trong nội dung email mình gửi là gì. Nếu để trống tiêu đề hoặc ghi nội dung không thu hút, email của chúng ta có thể không được đọc đến hoặc thậm chí là bị xóa ngay.

4. Những lưu ý khi đính kèm File

Chúng ta nên gửi những file có định dạng chung dễ mở cho tất cả máy tính. Sử dụng .Pdf , .Doc. hoặc JPEG (đối với file ảnh).

Nếu có nhiều file chúng ta muốn nén lại thì nên dùng .zip không nên dùng .rar.

Hoàn thiện đầy đủ nội dung file mới gửi kèm, không nên đã đính kèm rồi vẫn chỉnh sửa.

Chú ý khi đặt tên file đính kèm: Việc đặt tên file cũng cần đảm bảo rõ ràng, ngắn gọn. Không nên viết tiếng Việt có dấu khi đặt tên file.

5. Chữ ký cá nhân

Cần lưu ý chữ ký là nơi để lại thông tin, chức danh, số điện thoại, địa chỉ… của chúng ta. Hãy thể hiện đó là những thông tin chính xác và thực sự cần thiết để đối phương có thể liên lạc ngay với chúng ta lúc cần.

6. Sử dụng lời chào và ngôn ngữ phù hợp

Tuyệt đối không sử dụng “này”, “ê”… đó là cách sử dụng thân mật trong nói chuyện nhưng không hề phù hợp trong môi trường công sở.

Chúng ta có thể cân nhắc những lời chào sau cho từng đối tượng phù hợp: Dear, Anh/ Chị… thân mến, Kính gửi…

Vì email sử dụng cho mục đích công việc nên chúng ta hạn chế sử dụng các yếu tố hài hước, thậm chí là tức giận, phẫn nộ trong email của mình. Nó có thể gây nên những hậu quả khó lường.

Những vấn đề cần được xác định rõ nên liên lạc trực tiếp hoặc gọi điện thoại.

Tuyệt đối không sử dụng các từ ngữ “mang tính khiêu khích” như “Tại sao bạn lại...”, “Bạn phải.....”, “Tôi chắc chắn là bạn sẽ đồng ý với việc ...”, và “Tôi không hiểu tại sao bạn ...”. Những câu hỏi này cho thấy sự thất bại trong giao tiếp mà chắc chắn là email không thể sửa chữa những thất bại này được.

Bên cạnh đó bạn cũng nên sử dụng dấu câu đúng vị trí, đúng theo tiêu chuẩn quy tắc đặt dấu câu khi soạn thảo văn bản cụ thể như sau:

  • Đầu dòng luôn viết hoa chữ đầu tiên. Chú ý, viết hoa chứ không phải viết in hoa.
  • Sau dấu chấm câu (.) luôn phải viết hoa. Tên riêng, địa danh phải viết hoa.
  • Tất cả các dấu câu đều viết sát vào chữ trước, khoảng trống và đến chữ sau.
  • Dấu ngoặc đơn, ( ); nháy kép “ ” viết sát vào ký tự ngay trước và sau chúng.
  • Hai chữ nối tiếp nhau chỉ cách nhau một khoảng trống.
  • Viết đủ ý rồi hãy chấm câu, sử dụng dấu phẩy khi câu có nhiều ý.
  • Chia đoạn nếu viết dài.
  • Hãy lưu ý việc dùng dấu cảm thán quá nhiều.

7. Trả lời email ngay cả khi email không chủ ý gửi cho anh/ chị

Khi email vô tình gửi nhầm cho anh/ chị, đặc biệt là nếu người gửi đang mong hồi đáp thì mọi người nên trả lời lại. Việc trả lời không cần thiết nhưng đó là một hành xử tốt, đặc biệt là nếu người này làm việc cùng công ty hay cùng lĩnh vực với anh/ chị.

8. Hãy dùng font chữ cổ cổ điển

Một nguyên tắc bất di bất dịch là email của chúng ta nên để font chữ mà người khác có thể đọc dễ dàng nhất. Nhìn chung, chúng ta có thể chọn cỡ chữ 13 và chọn font dễ đọc như Arial hay Times New Roman. Còn với màu sắc, màu đen luôn là lựa chọn an toàn nhất.

9. Không có gì bí mật

Mọi tin nhắn hoặc thư điện tử đều để lại dấu vết. Hãy luôn nhớ điều đó.

Hãy luôn giả sử rằng người khác sẽ nhìn thấy những gì chúng ta viết, vì thế đừng viết bất cứ điều gì mà mọi người sẽ không muốn người khác nhìn thấy. Đừng viết bất cứ điều gì không có lợi cho mình hay khiến người khác tổn thương. Vì sau cùng, email rất dễ “forward”, nên tốt nhất là an toàn, hơn là phải nói lời xin lỗi.

10. Hãy gõ địa chỉ email cuối cùng

Chúng ta sẽ không muốn vô tình gửi thư đi khi chưa hoàn thành. Ngay cả khi mọi người đang trả lời thư, tốt nhất là chúng ta nên xóa địa chỉ người nhận, sau đó chèn vào khi chắc chắn rằng đã hoàn thành tin nhắn. Hãy đặt mình vào vị trí của đối phương nếu phải nhận 1 email chưa hoàn chỉnh nội dung hoặc chưa đính kèm file dữ liệu cần thiết.

11. Một số chú ý để trở thành người dùng email chuyên nghiệp

Nếu chúng ta thường liên lạc qua e-mail, chúng ta  nên dọn dẹp hộp thư của mình thường xuyên để tránh đọc sót hoặc tồn đọng quá nhiều email không cần thiết.

Nếu cần viết một e-mail dài để trả lời nhưng lại chưa có thời gian, hãy gửi một e-mail cho người gửi, thông báo chúng ta  đã nhận được e-mail của họ, đồng thời cho biết thời gian chúng ta  sẽ trả lời họ một cách chính thức.

Khi không thể check e-mail trong một ngày hay nhiều hơn, chúng ta  cần thiết lập chế độ gửi e-mail trả lời tự động để thông báo chúng ta  tạm thời không có trong văn phòng hoặc đang nghỉ ốm chẳng hạn...

12. Một số quy tắc khi gửi email:

a. Quy tắc 48h: Trả lời e-mail trong vòng 48h từ khi chúng ta  nhận được e-mail của một ai đó.

b. Không gửi “last minute e-mail”: Ví dụ: Chúng ta  có một việc cần nhờ đồng nghiệp giải quyết trước 16h. Chúng ta  gửi e- mail lúc 14h nhưng việc đấy cần 3 - 4h mới làm xong. Người đồng nghiệp nhận được e-mail trong trường hợp đó sẽ cảm thấy rất khó chịu vì giống như người đó nhận lệnh của chúng ta  và là lệnh làm một việc không thể không làm.

c. Không bao giờ gửi spam – thư điện tử không có giá trị và gửi 1 cách vô tội vạ đến nhiều người.

d. Khi forward một e-mail nào đó, chúng ta  nên có sự đồng ý của người chủ email đó hoặc chính email đó có liên quan và có tác dụng giải quyết rõ ràng vấn đề của chúng ta .

e. Không bao giờ gửi e-mail khi chúng ta  đang giận dữ.

Không sử dụng e-mail công việc/cơ quan cho mục đích cá nhân.

13. Gợi ý tham khảo:

a. Các bước viết email

Bước 1: Đặt tiêu đề cho email

Bước 2: Đính kèm tập tin vào email (nếu có)

Bước 3: Viết nội dung email

Bước 4:Kiểm tra lại nội dung email và file đính kèm một lần nữa

b. Cấu trúc Email chuyên nghiệp

Khi bạn viết một email, tối thiểu bạn phải tuân thủ theo một format chuẩn thông thường sau:

1) Người nhận: Gửi đúng người cần nhận, biết sử dụng công cụ CC và BCC

2) Chủ đề: Chủ đề rõ dàng gắn gọn súc tích nhất... phần này sẽ xuất hiện trong Inbox người nhận trước khi đọc mail của bạn

3) Lời chào: Kính gửi:... ; Dear ....

4) Nội dung: Nội dung nên gắn gọn, xúc tích, trình bày ý nào ra ý đó, nên gạch đầu dòng từng ý..

5) Chữ kí:  Nên có Lời cảm ơn, thông tin cá nhân, đơn vị bạn để thuận lợi cho người nhận mail liên hệ.

6) File đính kèm: Nếu bạn định gửi File đính kèm, tuyết đối không lên quên file đính kèm... mọi người đánh giá rất thấp về sự lãng trí này.

 

Nguồn: Cộng đồng nhân sự HRFC (CLB những người làm Nhân sự).